Общие условия участия
ОБЩИЕ УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В МЕЖДУНАРОДНЫХ ВЫСТАВКАХ
1. Организатор выставки - ЗАО «МинскЭкспо»:
-организует и проводит Международные специализированные и иностранные выставки, другие выставочные мероприятия при поддержке соответствующих Министерств Республики Беларусь.
Участник Выставки, подписавший Заявку-договор на участие в Выставке, в дальнейшем именуемый Экспонент, обязан соблюдать требования Общих условий участия в Выставке, изложенных в настоящем документе.
Получение Организатором Выставки от Экспонента Заявки-договора на участие в Выставке (в том числе по идентифицированному факсу (факсу,
позволяющему достоверно установить, что указанная Заявка-договор исходит от Экспонента), подписанной уполномоченным представителем Экспонента, означает, что организатор Выставки и Экспонент заключили договор на участие в Выставке, в соответствии с которым Экспонент согласен принять участие в Выставке и полностью оплатить свое участие в ней в порядке и на условиях, определенных в вышеуказанной Заявке. После даты получения Заявки на участие в Выставке Организатором Выставки указанная Заявка-договор не может быть аннулирована в одностороннем порядке со стороны Экспонента. Экспонент также признает, что Организатор Выставки понесет расходы, связанные с выполнением своих обязательств по указанной Заявке-договору, и поэтому не будет требовать возврата уплаченных по указанной Заявке-договору Организатору Выставки денежных средств (за исключением случая отмены Выставки). Кроме того, Экспонент обязуется возместить организатору Выставки убытки, связанные с выполнением указанной Заявки-договора, если таковые имели место.
Экспонент не имеет права выставлять свои экспонаты до полной оплаты своего участия в соответствии с Заявкой-договором на участие в Выставке.
Экспонент обязан обеспечить за свой счет все права авторов и претензии кредиторов в связи с использованием объектов интеллектуальной собственности в рамках участия в Выставке (информация в каталог, рекламная кампания на выставке, публикация в тезисах к конференции и другое).
В случае отказа от участия в Выставке, уплаченные Экспонентом Организатору Выставки денежные средства в соответствии с Заявкой на участие в Выставке Экспоненту не возвращаются.
Организатор Выставки не несет ответственности за имущество и инвентарь Экспонента, не успевшего своевременно вывезти свои экспонаты с территории павильона.
Экспонент несет ответственность за содержание и достоверность информационных рекламных материалов, передаваемых Организатору Выставки, за соответствие информационных рекламных материалов требованиям Закона РБ «О рекламе».
Обязательства Организатора Выставки по организации и проведению Выставки (при условии отсутствия письменных претензий со стороны Экспонента) считаются исполненными в полном объеме и с надлежащим качеством в последний день Выставки.
2. ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ:
Для регистрации необходимо выслать следующие документы:
- Заявку-договор на участие в выставке в 2-х экземплярах;
- Приложение 2 на необходимые дополнительные услуги и оборудование;
- планировку стенда с перечнем дополнительного оборудования и услугами (на плане указываются места подключения электрооборудования, водоснабжения, воздухоснабжения)
- информацию для внесения в официальный каталог выставки (логотип оплачивается дополнительно). Предоставляется только в электронном виде.
Заявка-договор, Приложения 2, планировка стенда и информация для внесения в каталог выставки направляются Организатору не позднее, чем за 30 дней до открытия выставки.
Заявки, полученные после указанного срока, регистрируются только при наличии свободной площади.
Экспонент, не предоставивший информацию в официальный каталог выставки за 30 дней до ее начала, теряет право на размещение информации о своей фирме, публикуется только адресная часть, указанная в Заявке-договоре Экспонента .
* Заявка-договор должна быть подписана руководителем и заверена печатью организации.
3. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ в Выставке включает:
- регистрационный сбор (общеорганизационные расходы, реклама, информационные материалы, 5 постоянных пропусков участникам выставки (бедж участника), разовые пригласительные билеты на выставку, два пригласительных билета на бизнес-коктейль по случаю открытия выставки , размещение информации об Экспоненте выставки в электронной версии каталога выставки (текст до 1 000 знаков) и на сайте Организатора, один экземпляр каталога выставки).
- выставочная площадь (в стоимость входит: аренда площади, общее освещение, отопление, общая охрана, уборка проходов между стендами, вывоз мусора);
- стоимость стенда (монтаж стеновых конструкций, прокат, демонтаж);
- дополнительные услуги и оборудование.
4. УСЛОВИЯ И СРОКИ ОПЛАТЫ:
Оплата Экспонентом участия в выставке производится на р/с Организатора в сроки, указанные в выставленном счете.
В случае неоплаты заявленной выставочной площади за 25 дней до открытия выставки предоставление выставочной площади не гарантируется.
Подтверждение Организатором бронирования выставочной площади за Экспонентом (на основании заявки-договора) производится при условии предварительной оплаты в размере не менее 30% заявленной Экспонентом выставочной площади.
За просрочку платежей Экспонент уплачивает Организатору пеню в размере 0.5% от суммы платежа за каждый день просрочки. Уплата пени не освобождает Экспонента от взятых на себя обязательств.
Для постоянных Экспонентов Выставки Организатор вправе установить льготные условия оплаты необорудованной выставочной площади.
В зависимости от расположения стенда тариф на площадь увеличивается для:
- углового (две стороны стенда открыты) .............................15%
- полуостров (три стороны стенда открыты) .........................20%
- остров (четыре стороны стенда открыты) ...........................25%
- на центральной линии ...........................................................15%
Оплата производится для нерезидентов в иностранной валюте, для резидентов в белорусских рублях.
Справки об оплате по тел.: (017) 226 98 92, 226 90 87.
В случае, если Экспонент РБ представляет на выставке продукцию и товары зарубежных стран, стоимость его участия определяется по ставкам как для иностранных Экспонентов.
Выставочные площади, не занятые экспонентами за 24 часа до открытия выставки, считаются свободными, и Организатор имеет право распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае полученная сумма за участие в выставке Экспоненту не возвращается.
Отказ от заявленной площади на участие в выставке за 25 дней до её начала влечет за собой уплату Организатору неустойки в размере 50% платы невостребованной выставочной площади, при отказе от участия позже указанного срока 100%.
В случае отказа от участия в выставке регистрационный сбор экспоненту не возвращается.
5. СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА:
Минимальная заказываемая площадь стенда в зале - 6 кв.м.
Стандартное наполнение стенда: напольное покрытие, стол, два стула (4 стула для стенда свыше 6 кв.м.) вешалка, электророзетка до 1 kW, один светильник на каждые 3 кв.м., корзина для бумаг, надпись на фризовой панели до 18 знаков.
Минимальная заказываемая площадь стенда на центральной линии - 12 кв.м.
При заказе строительства стендов к бланку Заявки необходимо приложить план стенда со схемой его электрооборудования, водоснабжения, воздухоснабжения, набора мебели и оборудования.
Надпись на фризе выполняется стандартным шрифтом, либо образец надписи на фризе должен прилагаться с указанием цвета, шрифта, логотипа фирмы.
При самостоятельном строительстве и строительстве стенда третьими лицами стоимость 1 кв.м необорудованной выставочной площади увеличивается до 40%. При этом Экспонент обязан предоставить Организатору полную техническую документацию (проекты стендов и временных сооружений, электропроекты с указанием необходимых нагрузок, схемы сантехнических подключений и схемы мест установки факсов и телефонов) в двух экз. на согласование за два месяца до установленной даты начала монтажных работ. Внесение изменений в согласованные проекты без письменного согласия Организатора не допускается. Для отделки и монтажа стендов, подиумов, потолков и ограждений Экспоненты должны применять несгораемые и трудносгораемые материалы или материалы, обработанные огнезащитным составом.
Экспонент, планирующий строительство стенда с элементами конструкций выше стандартной высоты 2,5 м., должен согласовать расположение стенда с Организатором выставки, т.к. конструкции должны быть увязаны с соседними стендами, не должны нарушать общую планировку и не мешать работе на соседних стендах.
* Заказ на изменение планировки стенда или дополнительное оборудование за 2 дня до начала выставки и во время работы выставки принимается по удвоенному тарифу и только при наличии дополнительного оборудования.
6. СОБЛЮДЕНИЕ "ПРАВИЛ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ" И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ:
Экспонент обязан соблюдать правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности, и несет ответственность за их нарушение.
На территории выставки запрещается пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой. Курение разрешено только в зонах для курения.
Запрещается размещать на стендах экспонаты, являющиеся пожароопасными либо легковоспламеняющимися.
Экспонент обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить Организатору соответствующие сертификаты противопожарной безопасности.
Для нестандартных стендов (оборудованных по индивидуальному проекту) во время заезда, монтажа и в период выставки у Экспонента должны быть: планировка стенда, сертификат, подтверждающий, что используемые при строительстве материалы и конструкции, включая напольное покрытие, дерево, подиум и др., прошли противопожарную обработку и не являются легковоспламеняющимися и пожароопасными, договор с фирмами, осуществившими противопожарную обработку материалов, а так же огнетушители по установленным нормам. Наличие огнетушителей обязательно и для стандартных стендов с экспонатами, представляющих повышенную пожароопасность.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, СТРАХОВАНИЕ, ОХРАНА И ПРОПУСКА НА ВХОД:
Экспонент несет риск и ответственность:
- за хранение, демонстрацию экспонатов, за сохранность и повреждение арендованного стендового оборудования;
- гражданскую ответственность за вред, причиненный здоровью и имуществу посетителей и других лиц.
Экспонент при необходимости страхует свое имущество от любого риска.
Организатор обеспечивает общую охрану выставочного павильона и прилегающих территорий.
Организатор не несет ответственности за пропажу или порчу экспонатов и др. материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту, в рабочее время выставки (с 9.00 до 18.00 часов), а также в дни монтажа и демонтажа выставки.
Экспоненты обязаны выслать данные для изготовления Удостоверений Экспонентов на право входа в павильон (Ф.И.О. и фирма) за 10 дней до открытия Выставки.
8. ТРАНСПОРТНО - ЭКСПЕДИТОРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ:
При ввозе крупногабаритного оборудования и единичных тяжелых грузов на место проведения выставки требуется обязательное согласование сроков и условий ввоза с выставочным экспедитором.
Официальные экспедиторы Организатора:
PANEXPO Gesellschaft für Transport - und Messelogistik mbH
Bauernreihe 6, D-27726 Worpswede, Germany
fax; +49 4792 93 00-18, tel: +49 (0) 4792 9300-25, +49 (0) 151 15119661 e-mail: D.Stanisavljevic@panexpo.de
В Минске, Беларусь:
УП "Выставочный экспедитор":
Ул. Тимирязева, 65Б, офис 1311, 220035 Минск, Беларусь, тел./факс: +375 17 254 75 93, 254 75 94
9. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
Время работы выставки для посетителей - с 10.00 до 18.00, в последний день работы выставки до 15.00.
Сроки проведения монтажа и демонтажа определяются Организатором в зависимости от профиля выставки.
* В первый день работы выставки Экспонент обязан произвести проверку взаиморасчётов с Организатором и произвести необходимые доплаты.
- За экспонирование на одном стенде продукции нескольких фирм, за каждого дополнительного Экспонента производится доплата в размере 50 % регистрационного сбора.
- За утерю или порчу оборудования и инвентаря Организатора оплата с Экспонента взимается в трехкратном размере их рыночной стоимости.
- Обращаем Ваше внимание на то, что привлечение фирм третьей стороны для выполнения строительных, художественно-оформительских и транспортно-экспедиторских услуг допускается только с письменного согласия Организатора. Организатор также имеет право отклонять выставление экспонатов, несоответствующих тематике выставки.
- Организатор запрещает размещение любых рекламных и информационных материалов на входе и стенах павильона, а также съёмку и фотографирование экспонатов и стендов без письменного разрешения Организатора. Экспонент самостоятельно несет ответственность за нарушение законадательств о рекламе.
- В случае публичного исполнения произведений литературы и искусства во время проведения выставки, плательщиком авторских прав являеться Экспонент, независимо от того, исполняться произведения исполнителями или с помощью технических устройств.
- В исключительных случаях Организатор после подтверждения заявки оставляет за собой право изменить месторасположение и размеры предоставляемой экспоненту площади.
- Суборганизатор несет полную ответственность за соблюдение Общих условий участия всеми Экспонентами коллективной экспозиции.
- Передача со стендов проданных экспонатов не допускается до окончания работы выставки.
- Торговая и иная коммерческая деятельность на выставке осуществляется в соответствии с законодательством РБ, при этом Экспонент самостоятельно несет ответственность перед третьими лицами.
В случае, если споры и разногласия не нашли разрешения непосредственно сторонами, они решаются в порядке, установленном действующим законодательством Республики Беларусь в хозяйственном суде РБ, для иностранных Экспонентов - в международном арбитражном суде при Белорусской торгово-промышленной палате в соответствии с регламентом Арбитражного суда и применении права Республики Беларусь. Решение арбитража является окончательным для обеих сторон.
- Настоящие общие условия, заявка-договор и счет на оплату действительны при использовании факсимильной связи.
УСЛУГИ ПО БРОНИРОВАНИЮ МЕСТ В ГОСТИНИЦЕ И ОКАЗАНИЕ СЕРВИСНЫХ УСЛУГ:
Данный вид услуг на Выставке осуществляет УП «Экспосан».
ул. Тимирязева, 67, офис 510; Teл./факс: +375-17-395-64-40; e-mail: exposan@minskexpo.com
В случаях предоставления Организатором визовой поддержки, бронирование мест в гостиницах Экспонентом осуществляется через УП «Экспосан» в обязательном порядке.
10. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ И ПРАВИЛА ДЛЯ ВСЕХ СТЕНДОВ:
- Специальная подсветка на фризовой панели должна освещать только данную фризовую панель. Мигающий свет не допускается. Организатор оставляет за собой право отключить электропитание устройства Экспонента, свет которого мешает работе других Экспонентов выставки.
- Без письменного разрешения Организатора выставки запрещается крепить элементы оборудования и выставочных экспонатов к полу, столам и перекрытиям выставочного павильона.
- Организатор имеет право переставить или убрать за счет Экспонента все, что может мешать нормальной работе выставки.
- Оборудование и экспонаты Экспонентов выставки должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы между стендами.
- Категорически запрещается Экспонентам устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.
- Аудио-, видео-, проекционное оборудование, усилители или живая музыка не должны использоваться без разрешения Организатора выставки и не должны мешать работе других Экспонентов.
