Условия участия
ОБЩИЕ УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В МЕЖДУНАРОДНЫХ ВЫСТАВКАХ
1. Организатор выставки - ЗАО «МинскЭкспо»:
- организует и проводит Международные специализированные выставки (далее Выставка), а также другие выставочные мероприятия при поддержке соответствующих Министерств и ведомств Республики Беларусь.
Участник Выставки, подписавший Договор-заявку на участие в Выставке, в дальнейшем именуемый Экспонент, обязан соблюдать требования Общих условий участия в Выставке, изложенных в настоящем документе.
Получение Организатором Выставки от Экспонента Договора-заявки на участие в Выставке (в том числе в электронном виде или идентифицированному факсу (факсу, позволяющему достоверно установить, что указанная Договор-заявка исходит от Экспонента), подписанной с печатью уполномоченным представителем Экспонента, означает, что Организатор Выставки и Экспонент заключили договор на участие в Выставке, в соответствии с которым Экспонент согласен принять участие в Выставке и полностью оплатить свое участие в ней в порядке и на условиях, определенных в вышеуказанном Договоре-заявке. При получении Организатором Договора-заявки на участие в Выставке от Экспонента указанная Договор-заявка не может быть аннулирована в одностороннем порядке со стороны Экспонента. Экспонент также признает, что Организатор Выставки понесет расходы, связанные с выполнением своих обязательств по указанному Договору-заявке и поэтому не будет требовать возврата уплаченных по указанному Договору-заявке Организатору Выставки денежных средств (за исключением случая отмены Выставки).
Экспонент не имеет права выставлять свои экспонаты до полной оплаты своего участия в соответствии с Договором-заявкой на участие в Выставке.
Экспонент обязан обеспечить за свой счет все права авторов и претензии кредиторов в связи с использованием объектов интеллектуальной собственности в рамках участия в Выставке (информация в каталог, рекламная кампания на Выставке, публикация в тезисах к конференции и другое).
Экспонент несет ответственность за содержание и достоверность информационных рекламных материалов, передаваемых Организатору Выставки, за соответствие информационных рекламных материалов требованиям Закона РБ «О рекламе».
Организатор Выставки не несет ответственности за имущество и инвентарь Экспонента, не успевшего своевременно вывезти свои экспонаты с территории выставочного мероприятия.
Обязательства Организатора Выставки по организации и проведению Выставки (при условии отсутствия письменных претензий со стороны Экспонента) считаются исполненными в полном объеме и с надлежащим качеством в последний день Выставки.
2. ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ:
Для регистрации Экспоненту необходимо выслать в адрес Организатора следующие документы:
- Договор-заявку на участие в выставке;
- Приложение 2 на необходимые дополнительные услуги и оборудование при заказе данных услуг и оборудования;
- Приложение 3 планировку стенда с перечнем дополнительного оборудования и услугами при заказе нетипового стенда (на плане указываются места подключения электрооборудования, водоснабжения, сжатого воздуха, набора мебели и оборудования);
- Информацию для внесения в официальный каталог Выставки (логотип оплачивается дополнительно). Предоставляется только в электронном виде через сайт http//minskexpo.com. Ответственность за предоставленную текстовую информацию несет Экспонент.
Договор-заявка, Приложение 2, Приложение 3 и информация для внесения в каталог Выставки направляются Организатору не позднее, чем за 30 дней до открытия выставки.
Заявки, полученные Организатором после указанного срока, подтверждаются только при наличии свободной площади.
Экспонент, не предоставивший информацию в официальный каталог Выставки за 30 дней до ее начала, теряет право на размещение информации о своей фирме, публикуется только адресная часть, указанная в Договоре-заявке Экспонента.
* Договор-заявка должен быть подписан руководителем предприятия и заверен печатью организации.
3. В СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ в Выставке ВХОДИТ:
- Регистрационный сбор (обязателен для всех Экспонентов):
(включает: общеорганизационные расходы, мероприятия по привлечению посетителей (в том числе, посредством изготовления и распространения пригласительных билетов, информационных материалов Выставки, рекламы Выставки в СМИ и иными способами), 5 постоянных пропусков участникам Выставки (бедж участника), регистрацию и организацию работы Выставки для Экспонента, разовые пригласительные билеты на Выставку, два пригласительных билета на бизнес-коктейль по случаю открытия Выставки, размещение информации об Экспоненте Выставки в каталоге, электронной версии каталога, (текст до 1000 знаков) и на сайте Организатора, 1 экземпляр каталога Выставки).
- Выставочная площадь (в стоимость входит: площадь, общее освещение, отопление, общая охрана, уборка проходов между стендами, вывоз мусора);
- Стоимость стенда (монтаж/демонтаж, аренда стеновых конструкций и оборудования);
- Дополнительные услуги и оборудование.
4. УСЛОВИЯ И СРОКИ ОПЛАТЫ:
Оплата за участие в Выставке производится Экспонентом на расчетный счет Организатора в сроки, указанные в выставленном счете-протоколе.
В случае неоплаты заявленной выставочной площади за 25 дней до начала Выставки предоставление выставочной площади не гарантируется.
Подтверждение Организатором бронирования выставочной площади Экспоненту (на основании Договора-заявки) производится при условии предварительной оплаты в размере 100% стоимости от заявленной Экспонентом выставочной площади.
За просрочку платежей Экспонент уплачивает Организатору пеню в размере 0.2% от суммы платежа за каждый день просрочки. Уплата пени не освобождает Экспонента от взятых на себя обязательств.
Для постоянных Экспонентов Выставки Организатор вправе установить льготную стоимость необорудованной выставочной площади.
В зависимости от расположения стенда тариф на необорудованную закрытую выставочную площадь увеличивается на:
- угловой (открыт с двух сторон – стенд минимум 9 кв.м.) 15%
- полуостров (открыт с трех сторон – стенд минимум 30 кв.м.) 20%
- островной (отдельно стоящий, открыт с четырех сторон – стенд минимум 40 кв.м.) 25%
- на центральной линии (стенд минимум 12 кв.м.) 15%
Оплата производится для нерезидентов Республики Беларусь в иностранной валюте, для резидентов в белорусских рублях.
В случае, если Экспонент Республики Беларусь представляет на Выставке продукцию и товары зарубежных стран, стоимость его участия определяется по ставкам как для иностранных Экспонентов.
Выставочные площади, не занятые экспонентами за 24 часа до открытия Выставки, считаются свободными, и Организатор имеет право распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае полученная сумма за участие в Выставке Экспоненту не возвращается.
Отказ от участия в выставке менее чем за 25 дней до её начала влечет за собой уплату Организатору неустойки в размере 100% стоимости заказанной выставочной площади.
5. СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА:
Официальным застройщиком выставок Организатора является ООО «Минскэкспо-2000».
Минимальная заказываемая площадь стенда в зале - 6 кв.м.
Стандартное наполнение стенда: напольное покрытие, 1 стол, 2 стула (4 стула для стенда свыше 6 кв.м.) вешалка, электророзетка до 1 kW, один светильник на каждые 3 кв.м., корзина для бумаг, надпись на фризовой панели до 20 знаков.
Надпись на фризовой панели выполняется стандартным шрифтом.
При заказе строительства нетиповых стендов к Договору-заявке необходимо приложить план стенда (Приложение 3) со схемой подключения электрооборудования, водоснабжения, сжатого воздуха, набора мебели и оборудования.
При самостоятельном строительстве или строительстве стенда третьими лицами стоимость 1 кв.м необорудованной закрытой выставочной площади увеличивается на 40%. При этом Застройщик Экспонента обязан пройти регистрацию у Организатора и предоставить Организатору полную техническую документацию (проекты стендов и временных сооружений, электропроекты с указанием необходимых нагрузок, схемы сантехнических и инженерных подключений в двух экз. на согласование за два месяца до установленной даты начала монтажных работ. Внесение изменений в согласованные проекты без письменного согласия Организатора не допускается. Для отделки и монтажа стендов, подиумов, потолков и ограждений Экспоненты должны применять несгораемые и трудносгораемые материалы или материалы, обработанные огнезащитным составом. Строительство стендов из гипсокартона, а также использование гипсовых и цементных смесей запрещается.
Экспонент, планирующий строительство стенда с элементами конструкций выше стандартной высоты 2,5 м., должен согласовать расположение стенда с Организатором выставки, т.к. конструкции должны быть увязаны с соседними стендами, не должны нарушать общую планировку и не мешать работе на соседних стендах.
* Заказ на изменение планировки стенда или дополнительное оборудование за 2 дня до начала Выставки и во время работы Выставки принимается по удвоенному тарифу и только при наличии дополнительного оборудования.
6. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ:
Экспонент обязан соблюдать правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушение.
На территории Выставки запрещается пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой. Курение разрешено только в зонах для курения.
Запрещается размещать на стендах экспонаты, являющиеся пожароопасными либо легковоспламеняющимися.
Экспонент обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить Организатору соответствующие сертификаты противопожарной безопасности.
Для нестандартных стендов (оборудованных по индивидуальному проекту) во время заезда, монтажа и в период Выставки у Экспонента должны быть: планировка стенда, сертификат, подтверждающий, что используемые при строительстве материалы и конструкции, включая напольное покрытие, дерево, подиум и др., прошли противопожарную обработку и не являются легковоспламеняющимися и пожароопасными, договор с фирмами, осуществившими противопожарную обработку материалов, а так же огнетушители по установленным нормам. Наличие огнетушителей обязательно и для стандартных стендов с экспонатами, представляющих повышенную пожароопасность.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, СТРАХОВАНИЕ, ОХРАНА И ПРОПУСКА НА ВХОД:
Экспонент несет риск и ответственность:
- за хранение и демонстрацию своих экспонатов, за сохранность и повреждение арендованного у Организатора стендового оборудования;
- гражданскую ответственность за вред, причиненный здоровью и имуществу посетителей и других лиц.
Экспонент при необходимости страхует свое имущество от любого риска.
Организатор обеспечивает общую охрану выставочного павильона и прилегающих территорий.
Организатор не несет ответственности за пропажу или порчу экспонатов и др. материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту, в рабочее время Выставки (с 9.00 до 18.00 часов), а также в дни монтажа и демонтажа Выставки.
8. ТРАНСПОРТНО - ЭКСПЕДИТОРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ:
При ввозе крупногабаритного оборудования и единичных тяжелых грузов на место проведения Выставки требуется обязательное согласование сроков и условий ввоза с соответствующим выставочным экспедитором.
Генеральные экспедиторы Организатора:
Для инофирм (в том числе для экспонентов представляющих продукцию иностранных фирм):
PANEXPO Gesellschaft für Transport - und Messelogistik mbH
Osterweder Strasse 21, D-27726 Worpswede, Germany, тел.: +49 4792 9300-12, факс: +49 4792 9300-18,
e-mail: h.blendermann@panexpo.de
Для фирм из Республики Беларусь, стран СНГ и Балтии:
УП «Выставочный экспедитор»
Ул. Тимирязева, 65Б, офис 1311, 220035 Минск, Беларусь, тел./факс: (+375 17) 361 03 51, 361 03 52
9. УСЛУГИ ПО БРОНИРОВАНИЮ МЕСТ В ГОСТИНИЦЕ И ОКАЗАНИЕ СЕРВИСНЫХ УСЛУГ:
Данный вид услуг на Выставке осуществляет УП «Экспосан».
Ул. Тимирязева, 67, офис 510, 220035 Минск, Беларусь, тел./факс: (+375 17) 395-64-40; e-mail: exposan1@minskexpo.com
В случаях предоставления Организатором визовой поддержки, бронирование мест в гостиницах Экспонентом осуществляется через УП «Экспосан» в обязательном порядке.
10. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
Время работы Выставки для посетителей - с 10.00 до 18.00, в последний день работы Выставки до 15.00.
Сроки проведения монтажа и демонтажа определяются Организатором в зависимости от профиля Выставки.
* В первый день работы Выставки Экспонент обязан произвести проверку взаиморасчётов с Организатором и произвести необходимые доплаты.
- За экспонирование на одном стенде продукции нескольких фирм, за каждого дополнительного Экспонента производится доплата в размере 70 % регистрационного сбора.
- За утерю или порчу оборудования и инвентаря Организатора оплата с Экспонента взимается в пятикратном размере их рыночной стоимости.
- Обращаем Ваше внимание на то, что привлечение фирм третьей стороны для выполнения строительных, художественно-оформительских и транспортно-экспедиторских услуг допускается только с письменного согласия Организатора. Организатор также имеет право отклонять выставление экспонатов, несоответствующих тематике Выставки.
- Организатор запрещает размещение любых рекламных и информационных материалов на входе и стенах павильона, а также съёмку и фотографирование экспонатов и стендов без письменного разрешения Организатора. Экспонент самостоятельно несет ответственность за нарушение законодательства о рекламе.
- В случае публичного исполнения произведений литературы и искусства во время проведения Выставки, плательщиком авторских прав является Экспонент, независимо от того, исполняются произведения исполнителями или с помощью технических устройств.
- В исключительных случаях Организатор после подтверждения заявки оставляет за собой право изменить месторасположение и размеры предоставляемой экспоненту площади.
- Передача со стендов проданных экспонатов не допускается до окончания работы Выставки.
- Торговая и иная коммерческая деятельность на Выставке осуществляется в соответствии с законодательством РБ, при этом Экспонент самостоятельно несет ответственность перед третьими лицами.
В случае, если споры и разногласия не нашли разрешения непосредственно сторонами, они решаются в порядке, установленном действующим законодательством Республики Беларусь в Экономическом суде Республики Беларусь, для иностранных Экспонентов - в международном арбитражном суде при Белорусской торгово-промышленной палате в соответствии с регламентом Арбитражного суда и применении права Республики Беларусь. Решение арбитража является окончательным для обеих сторон.
- Настоящие Общие условия, Договор-заявка и счет-протокол на оплату действительны при использовании факсимильной связи.
11. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ И ПРАВИЛА ДЛЯ ВСЕХ СТЕНДОВ:
- Специальная подсветка на фризовой панели должна освещать только данную фризовую панель. Мигающий свет не допускается. Организатор оставляет за собой право отключить электропитание устройства Экспонента, свет которого мешает работе других Экспонентов Выставки.
- Запрещается крепить элементы оборудования и выставочных экспонатов к полу, столам, и перекрытиям выставочного павильона.
- Организатор имеет право переставить или убрать за счет Экспонента все, что может мешать нормальной работе Выставки.
- Оборудование и экспонаты Экспонентов Выставки должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы между стендами.
- Категорически запрещается Экспонентам устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.
- Аудио-, видео-, проекционное оборудование, усилители или живая музыка не должны использоваться без разрешения Организатора Выставки и не должны мешать работе других Экспонентов.
